Gestión de Cambios a Programas

[Carlos Daniel Sandoval]

 

¿En la gestión de cambios a programas de organizaciones con un nivel de madurez 4 a 5, los controles pueden ser burocráticos y perjudicar el desempeño del negocio?

Nota: no olvidar capturar pantalla, convertir en PDF y adjuntar el documento en la plataforma.

[Kleber Isaac Aquilar Perez]

Es muy normal en empresas dentro de esos niveles de madurez (4 – 5) estar sujetos a la burocracia, que si bien suele parecer un proceso tedioso; hasta innecesario. Resulta teniendo un papel muy importante dentro de las organizaciones debido a que se sigue una línea o jerarquía de tal manera que cualquier cambio o necesidad es evaluada por más de una persona en lugar de que ésta tome la decisión por su cuenta, sin tener en cuenta quizá todo el impacto que puede alcanzar; ya sea positivo o negativo (siempre se deben evaluar todos los posibles escenarios).

Más allá de ser un proceso burocrático (que si lo es) deja como constancia y respaldo quienes participaron en la toma de decisiones para aceptar o rechazar la solicitud de cambio. En cuanto al tiempo que puede tomar la gestión del cambio va depender mucho de lo organizada que esté la empresa en ese aspecto y como tenga definida sus prioridades, de esto dependerá el desempeño puesto que puede ser un proceso muy lento o algo “rápido”, en la medida de lo posible.

[Yely Josefina Galindo Ribera]

Muchas veces vemos los procesos burocráticos e innecesarios. Incluso nos toma más tiempo del estimado lograr cumplir con estos requerimientos y al principio cuesta realizar el ejercicio de acostumbrarse pero es muy importante tener una constancia que valide el proceso para ambas partes y para futuras auditorías.

Por ejemplo pongamos el caso de un cambio en el sistema de RH donde el cálculo de las vacaciones han pedido de acuerdo a varios factores y luego hay un reclamo con el ministerio por que el calculo estaba mal, entonces si tenemos el registro por escrito de los cambios en el sistema podemos tener un respaldo de como fue los ajustes y que estos fueron solicitados por los especialistas de esas áreas. Este tipo de documento nos deja una constancia de los actores, aprobadores, monitoreadores de todos los proceso, incluso en algunas empresas se pone las estimaciones de costos que involucran los cambios.

Desde mi punto de vista lo podemos ver un poco burocrático pero a la larga puede ser la clave para evaluar las decisiones que se tomen en las empresas o referentes al software.

 

[Luis Carlos Cruz]

Al igual que los negocios y sistemas los procesos están o tendrían que estar en constante evolución, por está razón estás entidades tienen que mejorar los controles y la gestión para los cambios.

De esta manera si un proceso es burocrático tiene que ser optimizado para no perder información (logs, reportes) pero al mismo tiempo ser fluida para realizar los cambios de forma rápida, entendiendo que la rapidez depende mucho del modelo del negocio.

Por tanto la información para el negocio tiene que ser oportuna (rapidez en el cambio) e integra (controles de cambios), entonces en algún punto en el tiempo los procesos pueden ser burocráticos pero con el aprendizaje tenderán a ser fluidos.

[Alvaro Cardenas Venegas]

Partamos por la definicion de burocracia:

<span style=”color: #202122; font-family: sans-serif; font-size: 14px;”>La </span><b style=”color: #202122; font-family: sans-serif; font-size: 14px;”>burocracia</b><span style=”color: #202122; font-family: sans-serif; font-size: 14px;”> es la </span>organización<span style=”color: #202122; font-family: sans-serif; font-size: 14px;”> o estructura que es caracterizada por procedimientos centralizados o descentralizados, división de responsabilidades, especialización del trabajo, jerarquía y relaciones impersonales.</span>

En las organizaciones, que ya han alcanzado un nivel 4 o 5 de madurez en la implementacion de procesos de TI la segregacion de funciones, division de actividades y controles implementados ayudan a gestionar de mejor manera la aplicacion de cambios por razones correctivas / evolutivas o de mantenimiento en las soluciones de apoyo al negocio (criticas o no) que se encuentran en ambientes de produccion, por lo que en vez de considerarse como un aspecto que impacta de forma negativa en el desempeño del negocio, debe considerarse como actividades que permiten minimizar la posibilidad de generar un efecto negativo para el desempeño la organizacion, y se aseguran de que se hayan realizado la actividades necesarias antes de la aplicacion de un cambio.

 

Cuando los controles no son aplicados apropiadademente o ejecutados por diferentes actores a fin de garantizae diferentes puntos de vista y suceden efectos (no deseados) despues de al aplicacion de un cambio, suele cuestionarse el “por que” no se no se implementaron los controles anteriormente, usuales se reciben respuestas como: son en pro de evitar demoras en la aplicacion, no se veia necesario tener tantas verificaciones, o que se resta agilidad a la organizacion, pero ninguna de estas respuestas es suficiente cuando el impacto negativo debe cuantificarse.

La agilidad en una organizacion no significa retirar controles sino asegurarse de que estos se apliquen oportunamente y ayuden a entregar valor a la organizacion, diferentes puntos de vista suman en la enterga de valor cuando son aplicados oportunamente.

[Nanet Taboada Frias]

Las organizaciones de madurez 4 y 5 con burocracia optimizada implicaría mejor rendimiento del proceso organizacional, gestión de proyectos cuantitativos, innovación en organización y despliegue, análisis causal y resolución, lo que nos ayudara a tener una máxima calidad y menor riesgo en las tareas principales de la organización.

A todos estos procesos propios de una organización con una madurez elevada se podría decir que posiblemente este ligada a una burocracia que en todo caso nos ayudara a tomar acciones necesarias y oportunas, ya que se contara con una segregación funciones claramente definidas, división del trabajo (es decir que una persona no tendrá el control de todo), se tendrán procedimientos, rutinas o tareas cotidianas que se encuentren estandarizadas.

Lo que debemos de evitar es la sobre-especialización de funciones, creación de mas procesos generando complejidad y disminuyendo coordinación.

La planeación y estimación del tiempo será fundamental para tener éxito en la gestión de cambios de programas, muchas veces los clientes esperan una solución mas rápida y precisa.

[Franz Ajit Singh Verdi]

Las empresas con ese nivel de madurez entre 4 y 5 ya cuentan con sistemas automatizados estilo workflow para mitigar el tiempo perdido por la burocracia, visto de esta manera para este tipo de empresas con la segregación de funciones que tienen y los controles que aplican ayudaran a reducir y mitigar los riesgos generando un impacto positivo en el desempeño del trabajo.

La menor perdida de tiempo dependerá de quienes tengan que aplicar los controles que estos los apliquen oportunamente para que el flujo se puede completar en el menor tiempo posible.

[Patricia Cano Encinas]

Los cambios en TI son inevitables y no son fáciles de manejar, ya que intervienen procesos, tecnología, personas, etc. Una verdadera gestión de cambios representa madurez y profesionalismo de la organización, que más que verlo como burocracia constituye un proceso que ayuda a la correcta planificación, implementación y evaluación del cambio, que aunque muchas veces puede significar un poco más de tiempo, es una práctica que permitirá tener todo el ciclo de vida del cambio controlado, de manera que los gestores contarán con respaldos (Solicitud formal, documentación de los detalles del cambio, análisis e impacto del cambio, planificación, asignación de responsabilidades, autorizaciones, etc. y los solicitantes obtendrán respuestas claras sobre el tiempo esperado de implementación, capacitaciones, controles y evaluaciones post implementación, etc.

[Guillermo Soliz Nagatoshi]

Las empresas que han alcanzado los niveles de madurez 4-5 es inevitable que exista la burocracia ya que esta permite un control exhaustivo del todo el proceso de la empresa, siguiendo una estructura jerárquica que no debería romperse.

En este punto es que muchas veces puede perjudicar el desempeño del negocio, cuando no se sabe dar prioridades o ver la necesidad de dicha acción.

Llegue a ver muy de cerca un caso similar, en donde en el contrato adquirido de un cliente se habían equivocado en el registro de sus formas de pago, el cliente tenia que realizar sus pagos por PAC (Pago Automático de Cuenta Corriente), y por error le registraron PAT (Pago Automático de Tarjeta de Crédito), en donde ese mismo contrato ya había pasado la verificación y la validación de otros personales, pero cuando llegaron sus cobros no se podían registrar en tesorería ni generar sus cargos, se explico al directorio la forma de solucionarlo, que solo se necesitaba habilitarle un permiso para realizar el cambio, pero en las reuniones de directorio nunca lo aprobaron y eso después de 10 meses nunca se soluciono y sus pagos del cliente nunca se pudieron subir al sistema.

Entonces todo debería tener un balance y no ser tan burocrático, ya que perjudica a muchas personas en diferentes áreas.

[Adan Condori Calisaya]

 

Las empresas que tienen un nivel de madurez 4 a 5 tiene varios controles, en algunas empresas todos estos procesos no son burocráticos porque se mantienen a la vanguardia en procesos y tecnologías las cuales agilizan el proceso, así mismo otras empresa si tienen controles demasiado burocrático donde realizar un cambio simple tarda mas en aplicar en producción que desarrollar la solución, es aqui que estos controles son perjudiciales al momento de desarrollar software. De nada sirve tener un buen marco de trabajo de desarrollo (SCRUM) si los controles no están bien planteados porque seran todos estos controles que realentisen el desarrollo.

Desde mi punto de vista las empresas que se encuentran en los niveles 4 a 5 debería estar buscando tecnologías y procesos para agilizar estos procesos, tecnologías para mejorar los controles de cambios, sin romper las normas estándares básicas. Así mismo todos los controles de cambios son importantes para cualquier empresa ya que proveen seguridad al desarrollo de software.

[Marco Antonio Gil Montero]

Una empresa que utiliza un sistema con madures de 4 a 5 debería tener su gestión operativa organizada en mas de un área o departamento con personas responsables de procesos específicos y claramente establecidos, en empresas pequeñas mas de un control de un proceso están en una sola persona por no contar la organización con el personal necesario para desconcentrar su gestión y garantizar la transparencia de sus operaciones lo que ocasiona burocracia y perjudica el desempeño del negocio al no existir ningún tipo de control real en los procesos.

[Sergio Amilcar Ortiz Martinez]

Las empresas con un nivel de madures 4 a 5 tienen personal especializado dedicado al control y al cumplimiento de los controles, bajo procedimientos e instructivos claramente definidos, esto permite que el desempeño del negocio no sea perjudicado y se tenga el nivel de seguridad permitido, se pueden utilizar medídas de control y acceso utilizando tecnología de punta, un alto nivel de control no necesariamente esta relacionado a un deterioro de los tiempo de atención, un ejemplo claro es las medidas de seguridad de ingreso a los sistema ( huella digital, reconocimiento facial, reconocimiento de voz) son medios apoyados en la tecnología y que agilizan la autenticación en un sistema.

[Ana Isabel Parraga Martinez]

<p class=”MsoNormal”><span lang=”ES-BO”>En mi opinión en una empresa con esa madurez no debería ser burocrática la gestión de cambios, ya que tienen una buena segregación de funciones. Pero generalmente llegar al cumplimiento de todos esos controles atrasa el ingreso a producción, creo que con un buen seguimiento se podría mejorar, clasificando los cambios y según sus niveles aplicar más o menos controles. Además, si no hay una buena aplicación de los mismos podría afectar el negocio. <span style=”mso-spacerun: yes;”> </span></span></p>

[Kevin Eduardo Barja]

En empresas con estos niveles de madurez se tiene implementado la segregación de funciones, lo que conlleva que solicitar y ejecutar un cambio no sea decisión o tarea de una sóla persona.

Estos cambios son inevitables, ya sea por mejora, corrección de errores, etc. Es por ello que se definen hojas de rutas para los cambios y se apoyan en sistema de workflow para detectar cuellos de botellas y obtimizar los tiempos. Porque caso contrario podrían perjudicar respecto al tiempo de respuesta frente a empresas pequeñas o startups.

[Alvaro Dante Espejo Maidana]

<p class=”MsoNormal”><span lang=”ES-BO”>En estos niveles de madurez elevados como el 4 y 5, si bien pueden llegar a ser burocráticos debido a que la burocracia se caracteriza por un conjunto de procedimientos donde la división de responsabilidades, especialización del trabajo, jerarquía y relaciones impersonales están presentes.

En algunas ocasiones pueden perjudicar el negocio solo si estos procedimientos no se plantearon de forma adecuada para mejorar el negocio, pienso que en la mayoría de los casos pueden ayudar al desempeño del negocio si estos procedimientos burocráticos fueron planteados acompañados de solidas justificaciones desde el punto de vista técnico y administrativo.</span></p>
 

[Manuel Joaquin Saavedra Severiche]

En instituciones donde el nivel de madurez es de niveles 4-5 en donde el nivel de automatizacion en los controles no alcanzo un grado considerable, realmente se vuelve complicado ser reactivos a los cambios dado que se debe pasar por una serie de pasos que definen de explicita responsables y tareas asignadas sincronicas y secuenciales en las cuales existe mayor riesgo de atrasos en los tiempos de resolucion de la situacion. Pero existen una gran cantidades de entidades que tienen procesos de automatizacion para realizar los distintos tipos de controles.

 

[Paul Fernando Grimadlo Bravo]

Aunque resulten ser muy tediosos y burocraticos debido al nivel de madurez de dichas empresas, estos controles son los que garantizan la seguridad de la misma, por lo tanto son tan necesarios como importantes.

Pero asi mismo al ser empresas totalmente establecidas y robustas estos cambios no son tarea de una sola persona, lo que facilita el avance mucho mas con herramientas de workflow que ayudan a automatizar estos procesos, detectar barreras y otro tipos de observaciones que realmente pudieran afectar al desempeño de la empresa.

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